Covid-19 sprawił, że więcej firm niż kiedykolwiek zmieniło swoje nawyki zawodowe. Znaczna liczba pracowników pracuje obecnie w domu i nadal nie ma ustalonej daty, kiedy wrócimy do normalności. Firmy są zazwyczaj przygotowane do wspierania pracy zdalnej w niepełnym wymiarze godzin, ale niewiele z nich ma ustalone procedury na ten niespotykany dotąd czas.
Firmy, które musiały ustanowić przepisy przed zamknięciem w marcu, napotkały na trudny okres przejściowy, zwłaszcza w sytuacji, gdy dział kadr doświadczył nowych i niespotykanych praktyk, takich jak program urlopów, nieoczekiwane zwolnienia i zapewnienie pracownikom bezpieczeństwa i zadowolenia w różnych miejscach. System śledzenia płac i czasu pracy może skutecznie zarządzać personelem, nawet na odległość, i nie jest jeszcze za późno, aby rozpocząć wdrażanie tego nowego oprogramowania.
Bez korzystania z nowoczesnego oprogramowania do zarządzania kadrami, kierownictwo i zespoły HR mogą szybko odkryć, że zarządzanie zdalnym zespołem, szczególnie przez tak długi czas, może być utrudnione przez bariery, które nie powinny się pojawić.
Na wydajność pracowników może mieć również wpływ brak technologii i brak dostępu do pewnych informacji lub narzędzi, które były dostępne podczas pracy w biurze. Dlatego też analizujemy powody, dla których oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi jest obecnie ważniejsze niż kiedykolwiek, aby pomóc w zarządzaniu zespołami pracującymi zdalnie.
1. Łatwość obsługi płac
Przedsiębiorstwa desperacko starają się utrzymać pracę na normalnym poziomie, podczas gdy w rzeczywistości jesteśmy dalecy od normalności. Podczas gdy każdy pracownik może walczyć we własnym zakresie, istnieje jeden sposób, w jaki właściciele firm mogą pomóc, a mianowicie zachowanie jak największej normalności.
Pracownicy nadal muszą otrzymywać wynagrodzenie, a w obliczu obecnego kryzysu gospodarczego ważne jest, aby otrzymywali je na czas i jak najpłynniej, aby utrzymać ich spokój i zaangażowanie.
Stosowanie przestarzałych metod naliczania wynagrodzeń może naprawdę pokazać, że teraz jest to odpowiedni moment na zmiany. Oprogramowanie HR pozwala na szybkie i łatwe sporządzanie list płac, nawet jeśli działy finansowe nie mają dostępu do swoich biur.
2. Utrzymanie kontaktu
Przy powolnym łagodzeniu działań związanych z ograniczeniem poruszania się, pracownicy mogą nie przebywać już w tych samym miejscu i mogą przenieść się w inne miejsce, wybierając pracę na świeżym powietrzu.
Oznacza to, że dane kontaktowe, które posiadasz, mogą być nieprawidłowe lub tymczasowo nie do użycia. Oprogramowanie HR umożliwia wysyłanie pilnych wiadomości za pośrednictwem poczty elektronicznej lub SMS-ów do wszystkich odbiorców, a nawet potwierdzanie odczytu wiadomości.
Oznacza to, że gdy sprawa jest pilna, eliminuje to potrzebę sprawdzania, kto jest przy biurku i jest dostępny do rozmowy wideo lub konferencyjnej, a zamiast tego przekazuje wszystkie informacje szybko i zwięźle.
3. Zatrudnianie pracowników
Wbrew temu, w co niektórzy mogą wierzyć, wiele firm nadal prężnie się rozwija i chętnie przyjmuje nowych pracowników. Podczas gdy pierwsza bariera w przystosowaniu się do rozmów wideo może być wystarczająco uciążliwa, istnieje dodatkowy problem związany z włączeniem nowych pracowników do zespołu i zapewnieniem prawidłowego realizowania wszystkich procesów.
Prawidłowe przyjęcie nowego pracownika do organizacji prowadzi do tego, że już od pierwszego dnia jest on w stanie być tak produktywny, jak to tylko możliwe.
Oprogramowanie HR może stworzyć odpowiednie narzędzia do tego celu, dostarczając praktycznie wszystkie informacje potrzebne do poznania firmy, pracowników i zespołów, z którymi będą pracować. Pozwala to nowemu pracownikowi na wypełnienie niezbędnych dokumentów online, dzięki czemu są one bezpiecznie przechowywane w chmurze jeszcze przed rozpoczęciem pracy.
Umożliwia to również nowym osobom rozpoczynającym pracę dostęp do informacji i zapoznanie się z procedurami przed ich rozpoczęciem, dzięki czemu mogą od razu rozpocząć pracę.
Tak więc systemy HR dają użytkownikowi pomoc w szukaniu idealnego pracownika poprzez wykorzystanie systemu wyszukiwania kandydatów, dzięki któremu można zamieszczać oferty pracy, zestawiać je i automatycznie kontaktować się z kandydatami, którzy zostali wybrani i odrzuceni.
4. Dobre samopoczucie pracowników
Dział HR jest odpowiedzialny za dbanie o dobre samopoczucie pracowników. W czasie pandemii ważniejsze niż kiedykolwiek jest, aby pracownicy nie martwili się o swoją przyszłość.
Jednak w przypadku pracowników znajdujących się w różnych lokalizacjach monitorowanie zdrowia psychicznego może być trudnym zadaniem. Przypadkowe rozmowy, które kiedyś odbywały się w całym biurze, teraz już ich nie ma. Najlepiej byłoby, gdyby zespoły HR sprawdzały każdego pracownika z osobna, tak aby mógł spokojnie rozmawiać, a wszelkie sprawy mogły być odpowiednio załatwione.
Nie zawsze jest to możliwe, zwłaszcza w większej firmie, a bardzo niewiele osób będzie miało na to czas w ciągu dnia, zwłaszcza że nie powinny to być akcje jednorazowe.
Korzystanie z systemu HR może pozwolić na tworzenie ankiet, w których ankietowany może zdecydować się na anonimowość. Dzięki ciągłym badaniom personelu problemy mogą być szybko naprawiane, a samopoczucie może być kontrolowane w celu stworzenia planów działania dotyczących wszelkich potrzebnych zmian.
5. Urlop, zasiłek chorobowy i opieka rodzinna
Ze względu na pandemię, prawdopodobnie więcej pracowników niż zwykle będzie musiało wziąć urlop zdrowotny lub nie pracować z innych powodów.
Personel może być zmuszony do samodzielnej izolacji, wzięcia wolnego czasu na opiekę nad dziećmi lub bliskimi, lub wziąć dzień wolnego, aby spróbować zregenerować siły po stresie. Nadal korzysta się również z dni wolnych od pracy.
Kontrola dni wolnych od pracy może być trudna, ale jest to bardzo ważne. Systemy HR mogą zestawiać wszystkie nieobecności w jednym miejscu, co oznacza, że zespoły HR mogą monitorować czas wolny i upewnić się, że pracownicy korzystają z przysługującego im urlopu i go nie przekraczają.
Mogą również zapewnić jasny obraz tego, kto i kiedy zachorował, aby pomóc ocenić czy można bezpiecznie przywrócić pracowników do biura.
Chociaż wszystkie te punkty są fantastycznymi sposobami zarządzania personelem pracującym zdalnie, to jednak na tym nie koniec. Kiedy normalność powróci, a pandemia odejdzie w przeszłość, te systemy kadrowe mogą poprawić ogólną wydajność również w normalnych okresach pracy.
